Logistická firma provozující pět samostatných platforem (WMS, TMS, účetnictví, CRM a HR portál) potřebovala jednotný pohled na provoz bez výměny jakéhokoli stávajícího systému. Bitvea vytvořila vlastní agregační vrstvu, která všech pět platforem propojila přes API, přinesla jednotné dashboardy a automatizovala procesy napříč systémy. Výsledek: čas strávený ručním reportingem klesl o 70 %, vedení získalo přehled o celém provozu v reálném čase a celý projekt byl dodán za 8 týdnů bez jediné výměny systému.
Logistika a dodavatelský řetězecKlient je středně velká logistická firma s 85 zaměstnanci, která provozuje tři sklady a centrální kancelář. Každodenní provoz závisel na pěti různých softwarových platformách: systém řízení skladu (WMS) pro inventář a expedici, systém řízení dopravy (TMS) pro plánování tras a sledování zásilek, účetní software pro fakturaci a finanční výkaznictví, CRM pro vztahy se zákazníky a obchod a HR portál pro plánování směn a mzdy. Každý systém byl zavedený v jiné fázi růstu firmy, vybraný oddělením, které ho v danou chvíli nejvíc potřebovalo. Žádný z nich nativně nesdílel data. Firma se pokusila některé systémy propojit přes vestavěné integrace a Zapier, ale výsledky byly křehké a omezené. Oddělení se spoléhala na ruční exporty, e-mailové vlákna a týdenní porady. Vedení chtělo jednotný zdroj pravdy, ale nemohlo ospravedlnit náklady ani narušení provozu spojené s výměnou všech pěti platforem.
Každé pondělí strávil provozní manažer tři hodiny stahováním dat z každého systému do hlavního spreadsheetu. Ve středu už čísla neodpovídala realitě. Skladový tým sledoval zásoby ve WMS, ale obchodníci v CRM neviděli aktuální stav skladu, což vedlo k objednávkám zboží, které nebylo skladem. Finance nedokázaly párovat náklady na přepravu s fakturami bez ručního porovnávání TMS a účetního softwaru. Plánování směn v HR bylo odtržené od poptávky ve skladech, což způsobovalo přetížení v klidných dnech a nedostatek lidí ve špičkách. Předchozí pokusy o propojení přes Zapier a CSV exporty se pravidelně rozbíjely, vyžadovaly neustálou údržbu a pokrývaly jen zlomek potřebných datových toků. Firma rostla, ale její informační infrastruktura nestíhala.
Bitvea vytvořila vlastní agregační vrstvu, která stojí mezi všemi pěti stávajícími systémy, aniž by kterýkoli z nich nahrazovala. Vrstva se připojuje ke každé platformě přes její API (nebo přímo do databáze tam, kde API neexistovalo), normalizuje data do sdíleného modelu a zobrazuje je v jednotném dashboardu. Automatizované workflow řeší nejbolestivější procesy napříč systémy: nová objednávka v CRM spustí kontrolu zásob ve WMS, dokončení přepravy v TMS automaticky aktualizuje fakturaci v účetnictví a předpovědi poptávky ve skladech generují návrhy plánování směn v HR. Celý systém běží na event-driven architektuře, takže data jsou aktuální téměř v reálném čase.
Jedno rozhraní zobrazující živá data ze všech pěti systémů. Manažeři na první pohled vidí stav zásob, aktivní zásilky, otevřené faktury, hodnotu obchodního pipeline a personální obsazení. Filtry umožňují rozpad podle skladu, oddělení nebo časového období. Dashboard se načte do dvou sekund a automaticky se obnovuje každých 60 sekund.
Vlastní konektory pro každou platformu zajišťující autentizaci, normalizaci dat a obnovu po chybách. Tam, kde bylo API omezené (HR portál měl jen základní endpointy), Bitvea vytvořila přímé čtení z databáze s logikou detekce změn. Všechny konektory obsahují retry logiku a upozornění, takže tým okamžitě ví, pokud některý zdroj dat vypadne.
Event-driven workflow, které automaticky spouštějí akce napříč platformami. Po uzavření obchodu v CRM systém zkontroluje zásoby ve WMS, vytvoří koncept zásilky v TMS a připraví fakturu v účetnictví. Po dokončení přepravy se náklady spárují automaticky. Tato automatizace nahradila ruční kroky, které zabíraly většinu času provozního týmu.
Systém analyzuje trendy objemu objednávek z CRM a harmonogramy zásilek z TMS a na jejich základě předpovídá poptávku ve skladech. Poté generuje návrhy obsazení směn a odesílá je do HR portálu s upozorněním na dny, kdy hrozí nedostatek nebo přebytek personálu. Manažer schválí jedním kliknutím. Jen tato funkce snížila nesoulad v plánování směn o více než 50 %.
Projekt začal jednotýdenní fází discovery, během které Bitvea zmapovala všechny datové toky mezi odděleními, identifikovala nejzávažnější bolesti a zdokumentovala možnosti (i omezení) API každého systému. Druhý týden se zaměřil na návrh datového modelu a wireframů dashboardu, které přímo revidoval provozní manažer a vedoucí oddělení. Vývoj probíhal ve třech dvoutýdenních sprintech. V prvním vznikla agregační vrstva a základní dashboard s daty z WMS a TMS. Druhý sprint přidal konektory na CRM, účetnictví a HR portál. Třetí sprint přinesl automatizované workflow a návrhy plánování směn. Nasazení zahrnovalo jednotýdenní paralelní provoz, kdy tým používal staré i nové procesy současně, poté plný přechod se dvěma týdny pohotovostní podpory.
Časový plán: 8 týdnů od zahájení do nasazení
Stávající systémy není nutné nahrazovat, abyste získali jednotný přehled. Agregační vrstva, která propojí to, co už máte, je rychlejší, levnější a méně riziková než kompletní migrace platformy.
Zmapování všech datových toků mezi odděleními během discovery bylo klíčové. Několik problémů, které tým považoval za drobné, se po změření ukázalo jako největší žrouty času.
Event-driven architektura udělala rozdíl mezi statickým reportingovým nástrojem a živým provozním systémem. Data aktualizovaná v reálném čase mění způsob, jakým týmy rozhodují v průběhu celého dne.
Zahájení s dvěma nejvíce propojenými systémy (WMS a TMS) v prvním sprintu přineslo týmu okamžitou hodnotu a vybudovalo důvěru v přístup ještě před přidáním další složitosti.
“Roky jsme si mysleli, že jednou budeme muset vytrhat všechny systémy a začít od nuly. Bitvea nám ukázala, že to není potřeba. Propojili vše, co jsme už měli, a teď vidím celý provoz z jedné obrazovky. Pondělní reportingový maraton je pryč a naše týmy mají poprvé shodná čísla.”
Propojte stávající systémy, aniž byste je museli nahrazovat.
Zjistěte více