Vlastní CRM vs eWay-CRM: když Outlook brzdí růst

eWay-CRM je chytrý. Řeší konkrétní problém: tým žije v Outlooku, otevírá ho desítky krát za den a přepínání do jiné aplikace je tření, kterému se přirozeně brání. eWay-CRM toto tření odstraňuje. CRM je přímo tam, kde tým pracuje.

Pro týmy do 15 lidí s přímočarými procesy je eWay-CRM solidní volba. Nulová křivka učení. Česká podpora. Funguje offline. Rozhraní, které každý poznává.

Přednost eWay-CRM je ale zároveň jeho hranicí. Jak tým roste a procesy se komplikují, Outlook přestává být pomocníkem a stává se omezením. Mobilní přístup je druhořadý. Reporty jsou základní. Přizpůsobení je vázáno na to, co Outlook dovolí. Integrace mimo Microsoft je neohrabaná. Nad 30–40 lidí se škálování stává bolestivým.

Článek srovnává eWay-CRM s Bitvea CRM, ověřeným systémem připraveným k nasazení a přizpůsobeným vašemu podnikání. Podíváme se, co každý přináší, v čem se liší v možnostech i ceně a jak poznat, zda vaše firma eWay-CRM přerostla.

Co eWay-CRM nabízí

eWay-CRM je česká platforma pro správu vztahů se zákazníky, která se integruje přímo do Microsoft Outlooku. Je určena pro firmy, jejichž hlavními nástroji jsou e-mail a kontakty.

Hlavní funkce

• Správa kontaktů a firem přímo v Outlooku, s vlastními poli a vazbami na obchody a projekty
• Pipeline obchodů se sledováním fází, historií aktivit a poznámkami provázanými s kontaktem
• Správa projektů, která sdružuje úkoly a komunikaci kolem klientského vztahu
• Marketingový modul pro e-mailové kampaně, newslettery a segmentaci kontaktů
• Záznam aktivit – e-maily a kalendářní záznamy se automaticky váží ke kontaktům a obchodům
• Základní reporty: přehledy pipeline, prognózy obchodů, souhrny aktivit
• Offline režim – systém funguje bez připojení, po reconnectu se synchronizuje
• Mobilní aplikace pro iOS a Android pro přístup na cestách

Ceny

eWay-CRM nabízí dva modely:

• Cloud: cca 400 CZK za uživatele měsíčně (fakturováno ročně), vhodné pro vzdálené a distribuované týmy
• Trvalá licence: jednorázový poplatek cca 8 000 CZK za uživatele (vyžaduje správu vlastního serveru), nižší dlouhodobé náklady při stabilní velikosti týmu

Tým 15 lidí zaplatí za Cloud přibližně 72 000 CZK ročně. Tým 30 lidí cca 144 000 CZK za rok.

Silné stránky

• Nulová křivka učení. Rozhraní je Outlook. Tým ho zná.
• CRM tam, kde lidé pracují. Data se zobrazují přímo v prostředí, které tým používá každý den.
• Česká firma, česká podpora. Problémy řeší tým, který rozumí českému podnikatelskému prostředí.
• Offline přístup. Cenné pro týmy v oblastech s nestabilním připojením nebo při časté práci na cestách.
• Nižší vstupní cena pro malé týmy. Trvalá licence je výhodná, pokud počet lidí zůstane stabilní.
• Osvědčená sada funkcí. Správa kontaktů, pipeline i aktivity – vše je na svém místě a funguje.

Kde eWay-CRM naráží na své limity

eWay-CRM dělá dobře to, na co je navržen. Problémy přicházejí ve chvíli, kdy tým nebo procesy přerostou hranice tohoto návrhu.

Omezení 1: závislost na Outlooku

eWay-CRM běží uvnitř Outlooku. Samostatná webová aplikace neexistuje. To přináší konkrétní problémy:

• Přístup mají jen ti, kdo mají Outlook nainstalovaný na svém počítači. V roce 2015 to nevadilo, dnes je to stále nepraktičtější.
• Tablet nemá dedikované rozhraní. Mobilní aplikace existuje, ale je druhořadá.
• Reporty a dashboardy jsou omezeny tím, co UI Outlooku zvládne.
• Přizpůsobení je svázáno s architekturou Outlook pluginu.

Omezení 2: slabé možnosti přizpůsobení

eWay-CRM nabízí vlastní pole a jistou konfiguraci pracovních postupů, ale vše jen v rámci toho, co Outlook dovolí. Nelze:

• Sestavit obrazovky přizpůsobené vašemu konkrétnímu prodejnímu procesu
• Navrhnout složité víceúrovňové pracovní postupy nebo schvalovací řetězce
• Vytvářet vlastní výpočty nebo odvozená datová pole
• Budovat reporty mimo šablony eWay-CRM
• Čistě se integrovat se systémy mimo Microsoft – integrace vyžadují externí middleware

Omezení 3: škálování přestává fungovat

eWay-CRM je navržen pro týmy, které se vejdou do Outlooku. S růstem:

• Výkon Outlooku klesá při větších objemech dat
• Trvalá licence se stává dražší – u 40 a více uživatelů cena za osobu zůstává fixní, ale bolest ze složitosti exponenciálně roste
• Přehled pipeline trpí – spravovat 100 a více obchodů přes 30 lidí je v Outlooku neohrabané
• Spolupráce se hroutí – systém byl postaven kolem osobní schránky, ne týmových pracovních postupů

Omezení 4: reporty jsou základní

eWay-CRM nabízí standardní reporty. Pokud potřebujete:

• Vlastní dashboardy zobrazující metriky, které vaše firma skutečně sleduje
• Složité prognózy nebo analýzy scénářů
• Integrované reporty kombinující data z CRM s fakturací, projekty nebo operacemi
• ... narazíte na hranice rychle.

Omezení 5: integrace je omezená

eWay-CRM se dobře integruje s produkty Microsoftu (Outlook, Teams, 365). Pro vše ostatní:

• Integrace s vaším fakturačním systémem vyžaduje externí middleware nebo zakázkový vývoj
• Napojení na ERP nebo provozní platformy není nativní – budete potřebovat Zapier, vlastní webhooky nebo třetí integrační platformu
• Každá taková integrace přidává náklady a složitost a při aktualizacích se láme

Co Bitvea CRM přináší

Bitvea CRM je hotový, ověřený systém, který jsme již vybudovali. Nasadíme ho jako váš výchozí bod a přizpůsobíme ho vaší prodejní cestě, struktuře týmu a integracím. Nečekáte na vývoj od základů. Od prvního dne máte funkční systém, přesně navržený pro to, jak skutečně pracujete.

Přístup a uživatelský komfort

• Web na prvním místě – funguje na jakémkoli zařízení, v jakémkoli prohlížeči. Outlook není potřeba.
• Nativní mobilní aplikace – skutečná aplikace navržená pro váš pracovní postup, ne jen doplněk
• Týmová spolupráce – systém je stavěný kolem sdílených procesů, ne osobních schránek
• Neomezený počet uživatelů – žádné licenční poplatky za osobu. Přidáte 50 nebo 500 bez příplatku.

Přizpůsobení bez omezení

• Fáze pipeline odpovídají vaší realitě – ne generický pětistupňový model, přesně tolik fází, kolik proces vyžaduje
• Vlastní datová pole a výpočty – zachytíte přesně ty informace, které mají pro podnikání hodnotu
• Automatizace procesů – víceúrovňové sekvence, podmíněná logika, schvalovací řetězce, časové spouštěče
• Reporty pro vaši firmu – metriky, pohledy i dashboardy si definujete sami

Hluboké integrace

• Přímé napojení na fakturaci – obchody se synchronizují automaticky. Žádné ruční zadávání. Žádné čekání na middleware.
• Integrace s ERP – máte-li provozní platformu, CRM se na ni napojí přímo
• Jakýkoli nástroj třetí strany – potřebujete synchronizaci s podporou, marketingem nebo účetnictvím? Bez problémů.

Vlastnictví a ekonomika

• Vlastníte kód i data – žádná závislost na dodavateli. Žádné zdražování s růstem uživatelů.
• Neomezené škálování – přidáte 50 uživatelů, 500 obchodů nebo složité reporty, systém roste
• Nižší náklady dlouhodobě – po 18–24 měsících je Bitvea CRM strukturálně levnější než jakékoli SaaS

Srovnání funkcí

Porovnání nákladů: scénář na 3 roky pro tým 30 lidí

Realistické srovnání pro středně velký tým, který se rozhoduje mezi setrvením u eWay-CRM a nasazením Bitvea CRM.

eWay-CRM Cloud

• Rok 1: 30 uživatelů × 400 CZK/uživatel/měsíc × 12 měsíců = 144 000 CZK
• Rok 2: 144 000 CZK (ceny stabilní, ale přičtěte podporu a školení cca 10 000 CZK) = 154 000 CZK
• Rok 3: 154 000 CZK + případné zdražení (předpokládáme 5 %) = 162 000 CZK
• Celkem za 3 roky: cca 460 000 CZK (bez školení, zakázkových úprav nebo integrací)

eWay-CRM s trvalou licencí

• Vstupní cena: 30 uživatelů × 8 000 CZK/uživatel = 240 000 CZK
• Serverový provoz a údržba: cca 5 000 CZK/rok × 3 roky = 15 000 CZK
• Roční podpora: cca 20 000 CZK/rok × 3 roky = 60 000 CZK
• Celkem za 3 roky: cca 315 000 CZK

Bitvea CRM

• Nasazení a přizpůsobení: od 80 000 CZK (jednorázově, podle složitosti)
• Provoz a údržba (rok 1): cca 10 000 CZK
• Provoz a údržba (roky 2–3): cca 10 000 CZK/rok
• Rozšíření a nové funkce (dle potřeby): fakturováno zvlášť, pouze za skutečně přidané funkce
• Celkem za 3 roky: cca 110 000 CZK (bez vývoje, pouze provoz)

Bitvea CRM vychází výrazně levněji, protože základ jsme již vybudovali. Platíte jen za přizpůsobení, které vaše firma potřebuje. Rozdíl v nákladech za 3 roky je podstatný.

Srovnání za 5 let

• eWay-CRM (trvalá licence): cca 560 000 CZK (240 000 licence + 20 000 CZK/rok provoz a podpora)
• Bitvea CRM: cca 130 000 CZK (80 000 přizpůsobení + 50 000 CZK provoz a údržba za 5 let)
• Úspora s Bitvea CRM za 5 let: cca 430 000 CZK

Kdy je eWay-CRM správná volba

eWay-CRM zůstává dobrou volbou, pokud:

• Tým do 15 lidí – ekonomika je rozumná a složitost nízká
• Prodejní proces je přímočarý – leady přicházejí, procházejí 3–5 fázemi, obchody se uzavírají bez zvláštních schvalovacích kroků
• Outlook je nezbytný – tým jiný CRM nebude používat; integrace není pohodlí, je to podmínka
• Integrační nároky minimální – nepotřebujete synchronizovat CRM s fakturací, ERP ani provozem
• Reportovací nároky jednoduché – přehled pipeline, stav obchodů a základní prognóza stačí
• Budoucí růst nejistý – nevíte, zda tým zůstane na 30 lidech; fixní náklady proto lákají

Kdy vítězí Bitvea CRM

Bitvea CRM se stává lepší volbou, pokud:

• Tým 20+ lidí a roste – cena na osobu nižší od prvního dne, s růstem se rozdíl prohlubuje
• Prodejní proces složitý – schvalovací kroky, podmíněné směrování, oborově specifické postupy eWay-CRM nedokáže zvládnout
• Web a mobil klíčové – distribuovaný tým, práce na dálku, partneři bez Outlooku
• Hluboké integrace – fakturace, ERP, účetnictví, podpora; eWay-CRM s middlewarem je drahý a nespolehlivý
• Reporting je výhoda – potřebujete vlastní dashboardy, složité prognózy a metriky kombinující CRM s operacemi
• Chcete vlastnit software – závislost na dodavateli je nepřijatelná; potřebujete plnou kontrolu
• CRM 5+ let – po prvním roce je Bitvea CRM výrazně levnější

Časový harmonogram nasazení Bitvea CRM

Od rozhodnutí k živému CRM: typicky 2 až 4 měsíce. Takto to zpravidla probíhá:

Analýza (2 až 3 týdny)

Zmapujeme váš prodejní proces, fáze pipeline, požadavky na reporty, integrace a data. Identifikujeme mezery a příležitosti ke zlepšení.

Přizpůsobení (4 až 6 týdnů)

Nakonfigurujeme a přizpůsobíme Bitvea CRM vašemu pracovnímu postupu. Zahrnuje to fáze pipeline, vlastní pole, automatizace, integrace a reporty. Kód je váš.

Migrace dat a testování (1 až 2 týdny)

Exportujeme data z eWay-CRM (nebo jiného systému) a nahrajeme do Bitvea CRM. Ověříme integritu a zachování historických vazeb.

Školení a spuštění (1 týden)

Proškolíme tým. Jdete do ostrého provozu. Software vlastníte a můžete ho upravovat s vývojem firmy.

Často kladené otázky

Je Bitvea CRM SaaS, nebo si ho vlastníme?

Vlastníte ho. Bitvea CRM je software na míru. Vlastníte kód i data. Provozujete sami (hosting můžeme spravovat za měsíční poplatek, nebo ve vlastní infrastruktuře). Žádná závislost na dodavateli.

Můžeme eWay-CRM ponechat a jen ho propojit s ostatními systémy?

Technicky ano, ale řešení se stane drahým a křehkým. eWay-CRM nabízí omezené nativní integrace. Mimo Outlook vyžaduje middleware (Zapier, API, vlastní propojení). Každá integrace přidává náklady a místa selhání. Bitvea CRM se integruje přímo, čistě a s nižšími náklady.

Jaký je rozdíl mezi Bitvea CRM a vývojem od nuly?

Bitvea CRM je hotový, ověřený systém. Nasadíme ho a přizpůsobíme. Přeskočíte budování základů a máte funkční CRM okamžitě. Vývoj od nuly by stál 2–3krát více a trval 6–10 měsíců.

Kolik Bitvea CRM stojí?

Přizpůsobení a nasazení od 80 000 CZK (jednorázový poplatek podle složitosti vašich požadavků). Provoz je přibližně 10 000 CZK za rok. Po nasazení platíte pouze za rozšíření nebo nové funkce.

Co když náš tým Outlook miluje?

Bitvea CRM může zahrnovat Outlook integraci: synchronizaci e-mailů s obchody, propojení s kalendářem, plugin zobrazující CRM data v e-mailovém klientovi. Navrhneme to tak, aby vyhovovalo. Není to nativní jako eWay-CRM, ale je to realizovatelné.

Jaké technologie Bitvea používá?

Moderní, dobře podporovaný stack: Next.js nebo React pro rozhraní, Node.js backend, PostgreSQL, Prisma pro přístup. Stack je stabilní, snadno udržovatelný a může na něm pracovat jakýkoli zkušený vývojář. Na Bitvea nejste závislí.

Poskytujete podporu po spuštění?

Ano. Provoz, údržba a opravy chyb jsou součástí ročního poplatku. Nabízíme také balíčky pro rozšíření, pokud budete chtít přidávat funkce s tím, jak se vaše firma vyvíjí.

Kolik CRM projektů za čtvrtletí přijímáte?

Kapacitu omezujeme na 3 až 4 CRM projekty za čtvrtletí. Zajistíme tak kvalitu a pozornost, kterou každý projekt zaslouží. Hloubku upřednostňujeme před objemem.

Závěr

eWay-CRM je kvalitní produkt řešící reálný problém: CRM data jsou přesně tam, kde tým pracuje. Pro malé týmy s jednoduchými procesy je výborná volba.

Jak ale firma roste, Outlook se stává omezením. Přerůstáte možnosti pipeline. Potřebujete hlubší integrace. Reportovací nároky rostou. Web a mobil se stávají nezbytností. Náklady na setrvání u eWay-CRM – workaroundy, middleware, ztracená efektivita – převýší Bitvea CRM, který je hotový a připravený.

Otázka nestojí jako „eWay-CRM, nebo vlastní?" v abstraktu. Stojí jako „který systém nás lépe obslouží s růstem a jaké jsou skutečné náklady?" Pro týmy do 15 lidí s jednoduchými procesy: eWay-CRM. Pro týmy 20+ lidí nebo se složitými procesy: Bitvea CRM zpravidla vítězí.

Bitvea CRM je hotové. Těžkou práci jsme odvedli za vás. Pokud jste eWay-CRM přerostli nebo víte, že se to stane do roka, pojďme si promluvit. Posoudíme vaši situaci a ukážeme vám, kolik bude systém stavěný přesně pro váš způsob práce stát a jak rychle ho dostanete do provozu.