Rostoucí firma se málokdy rozhodne „pořídíme si ERP". Spíš dojde do bodu, kdy si tabulky, účetní program, poznámky ze skladu a e-shop přestanou navzájem odpovídat a někdo pak tráví den v týdnu jejich srovnáváním. ERP je přesně to, co tohle srovnávání nahradí jedním systémem, který sdílejí všichni.
Tenhle průvodce vysvětlí, co ERP systém vlastně je, co dělá v každodenním provozu, jaké typy na českém trhu potkáte a jak poznáte, že ho vaše firma potřebuje. Bez žargonu a bez prodejních řečí.
Co je ERP systém?
ERP je zkratka pro Enterprise Resource Planning, tedy plánování podnikových zdrojů. Polidštěně: je to jeden systém, který drží provozní jádro firmy. Finance a účetnictví, sklad, nákup, prodej a objednávky, často i výrobu a personalistiku. Místo aby si každé oddělení vedlo vlastní data, leží všechno v jedné databázi s jedním zdrojem pravdy.
Od hromady oddělených nástrojů se ERP liší propojením. Když se zapíše prodej, klesne sklad, vytvoří se faktura a aktualizuje se finanční přehled, a to všechno z jedné události. Nikdo objednávku nepřepisuje do účetnictví a nikdo nehádá, jestli je číslo na skladě aktuální.
Hlavní moduly
Většina ERP se skládá z modulů. Obvykle začnete těmi, které potřebujete, a další přidáte později:
- Finance a účetnictví: hlavní kniha, fakturace, DPH, cash flow, výkazy
- Sklad: stavy, lokace, pohyby, inventury
- Nákup: dodavatelé, objednávky, příjem zboží
- Prodej a objednávky: nabídky, objednávky, expedice, vratky
- Výroba (pro výrobce): kusovníky, plánování, kapacity
- Personalistika a mzdy: zaměstnanci, docházka, výplaty
- Reporty a BI: dashboardy, které v reálném čase tahají data ze všech ostatních modulů
ERP vs CRM: jaký je rozdíl?
Tyhle dva pojmy se pletou často. CRM řídí vztahy a obchod: leady, obchodní případy, historii zákazníka. ERP řídí provoz a zdroje: peníze, sklad, objednávky, výrobu. Překrývají se ve chvíli, kdy se z obchodu stane objednávka, a právě proto tolik záleží na jejich propojení, nebo na jednom systému na míru, který zvládá obojí. K CRM si přečtěte vysvětlení, co je CRM.
Krabicové, cloudové, nebo na míru
Na českém trhu narazíte na tři velké možnosti:
- Krabicové / desktopové (Pohoda, Money): levné a rychlé, silné na české účetnictví, slabší na složité procesy
- Cloudové / modulární (ABRA, Helios, SAP Business One, Odoo): schopnější, platí se za uživatele a za moduly, škálují dál
- Vlastní / hybridní: postavené kolem vašich procesů, bez poplatku za uživatele, kód vlastníte; vyšší vstupní cena, ale nejlíp sedne a nejsnáz se integruje
Co sedne, záleží na velikosti, složitosti procesů a na tom, kolik toho potřebujete propojit. Kompromisy rozebíráme v článku ERP na míru vs krabicové řešení. Pokud vám ve výběru zůstal Helios nebo SAP, podívejte se na srovnání SAP a Heliosu s ERP na míru.
Jak poznáte, že ERP potřebujete?
ERP málokdy potřebujete hned na začátku. Typické příznaky přicházejí s růstem:
- Stejná data ručně přepisujete do několika nástrojů (účetnictví, e-shop, sklad)
- Stavy skladu jsou špatně tak často, že jim lidé přestali věřit
- Uzávěrka na konci měsíce znamená dny skládání tabulek dohromady
- Účetní program nestíhá objednávky, sklady ani výrobu
- Růst vám brzdí administrativa, ne poptávka
Platí-li jich víc, cena za to, že ERP nemáte, nejspíš už přerostla cenu za to, že ho mít budete. Podrobně se tomu věnujeme v článku kdy potřebujete ERP.
Cenové modely ERP
ERP se účtuje třemi různými způsoby a ten rozdíl bývá pro rozhodování důležitější než jedno konkrétní číslo. Krabicový program platíte ročně za licenci. Cloudové systémy si účtují za každého uživatele každý měsíc, dokud je používáte. Řešení na míru zaplatíte jednorázově při vývoji a za dalšího člověka v týmu už nic. Co se vyplatí právě vám, závisí na tom, kolik lidí systém potřebuje a jak dlouho s ním chcete pracovat. Ceny jednotlivých dodavatelů i propočet nákladů na pět let najdete v průvodci cenami ERP.
Jak probíhá nasazení
Krabicové ERP může běžet za pár týdnů. Vlastní nebo hybridní řešení jede po fázích zhruba 3 až 6 měsíců: nejdřív analýza a zmapování procesů, pak jádro modulů, pak integrace s e-shopem, účetnictvím a skladem, nakonec nasazení a zaškolení. Díky fázím používáte jádro brzy, místo abyste čekali, až bude hotové úplně všechno.
Často kladené otázky
Jaký je rozdíl mezi ERP a účetním programem?
Účetní program vede knihy. ERP vede knihy a k tomu sklad, objednávky, nákup a často výrobu, všechno propojené. Programy jako Pohoda a Money jsou někde mezi: silné účetnictví s lehkými ERP funkcemi. Právě proto z nich spousta českých firem s rostoucí složitostí provozu vyroste.
Co znamená modulární ERP?
Modulární znamená, že nasadíte jen části, které teď potřebujete (třeba finance a sklad), a další přidáte později (výrobu, BI). U krabicového ERP je každý modul opakovaný náklad, u řešení na míru rozkládáte investici do fází.
Může být ERP a CRM jeden systém?
Ano. Pro spoustu rostoucích firem je jeden systém na míru, který drží obchod, provoz i finance, levnější a čistší než kupovat zvlášť CRM a ERP a pak znovu platit za jejich propojení.
Stručně
ERP je provozní páteř firmy: jeden systém, jeden zdroj pravdy, míň ručního srovnávání. Krabicové nástroje sedí menším a standardním provozům, vlastní a hybridní systémy firmám, jejichž procesy a integrace přerostly to, co šablona zvládne.
Chcete vědět, co sedne vám?
Zmapujeme vaše procesy a na rovinu řekneme, jestli stačí krabicový produkt, nebo jestli by se vám systém na míru zaplatil.
Domluvte si bezplatnou konzultaci a projdeme váš provoz i možnosti.
Součást tematického průvodce
