Rostoucí firma se málokdy rozhodne „pořídíme si ERP". Spíš dojde do bodu, kdy si tabulky, účetní program, poznámky ze skladu a e-shop přestanou navzájem odpovídat a někdo pak tráví den v týdnu jejich srovnáváním. ERP je přesně to, co tohle srovnávání nahradí jedním systémem, který sdílejí všichni.
Tenhle průvodce vysvětlí, co ERP systém vlastně je, co dělá v každodenním provozu, jaké typy na českém trhu potkáte a jak poznáte, že ho vaše firma potřebuje. Bez žargonu a bez prodejních řečí.
Co je ERP systém?
ERP je zkratka pro Enterprise Resource Planning, tedy plánování podnikových zdrojů. Polidštěně: je to jeden systém, který drží provozní jádro firmy. Finance a účetnictví, sklad, nákup, prodej a objednávky, často i výrobu a personalistiku. Místo aby si každé oddělení vedlo vlastní data, leží všechno v jedné databázi s jedním zdrojem pravdy.
Od hromady oddělených nástrojů se ERP liší propojením. Když se zapíše prodej, klesne sklad, vytvoří se faktura a aktualizuje se finanční přehled, a to všechno z jedné události. Nikdo objednávku nepřepisuje do účetnictví a nikdo nehádá, jestli je číslo na skladě aktuální.
Hlavní moduly
Většina ERP se skládá z modulů. Obvykle začnete těmi, které potřebujete, a další přidáte později:
- Finance a účetnictví: hlavní kniha, fakturace, DPH, cash flow, výkazy
- Sklad: stavy, lokace, pohyby, inventury
- Nákup: dodavatelé, objednávky, příjem zboží
- Prodej a objednávky: nabídky, objednávky, expedice, vratky
- Výroba (pro výrobce): kusovníky, plánování, kapacity
- Personalistika a mzdy: zaměstnanci, docházka, výplaty
- Reporty a BI: dashboardy, které v reálném čase tahají data ze všech ostatních modulů
ERP vs CRM: jaký je rozdíl?
Tyhle dva pojmy se pletou často. CRM řídí vztahy a obchod: leady, obchodní případy, historii zákazníka. ERP řídí provoz a zdroje: peníze, sklad, objednávky, výrobu. Překrývají se ve chvíli, kdy se z obchodu stane objednávka, a právě proto tolik záleží na jejich propojení, nebo na jednom systému na míru, který zvládá obojí. K CRM si přečtěte vysvětlení, co je CRM.
Krabicové, cloudové, nebo na míru
Na českém trhu narazíte na tři velké možnosti:
- Krabicové / desktopové (Pohoda, Money): levné a rychlé, silné na české účetnictví, slabší na složité procesy
- Cloudové / modulární (ABRA, Helios, SAP Business One, Odoo): schopnější, platí se za uživatele a za moduly, škálují dál
- Vlastní / hybridní: postavené kolem vašich procesů, bez poplatku za uživatele, kód vlastníte; vyšší vstupní cena, ale nejlíp sedne a nejsnáz se integruje
Co sedne, záleží na velikosti, složitosti procesů a na tom, kolik toho potřebujete propojit. Kompromisy rozebíráme v článku ERP na míru vs krabicové řešení.
Jak poznáte, že ERP potřebujete?
ERP málokdy potřebujete hned na začátku. Typické příznaky přicházejí s růstem:
- Stejná data ručně přepisujete do několika nástrojů (účetnictví, e-shop, sklad)
- Stavy skladu jsou špatně tak často, že jim lidé přestali věřit
- Uzávěrka na konci měsíce znamená dny skládání tabulek dohromady
- Účetní program nestíhá objednávky, sklady ani výrobu
- Růst vám brzdí administrativa, ne poptávka
Platí-li jich víc, cena za to, že ERP nemáte, nejspíš už přerostla cenu za to, že ho mít budete. Podrobně se tomu věnujeme v článku kdy potřebujete ERP.
Kolik ERP stojí?
Krabicové ERP začíná nízko: Pohoda od zhruba 15 000 Kč ročně, Money od zhruba 4 900 Kč. Cloudové systémy placené za uživatele jako SAP Business One startují kolem 2 200 Kč za uživatele měsíčně a nasazení Heliosu nebo SAP u střední firmy se dostane do milionů ročně. ERP na míru začíná na 100 000 Kč jako jednorázový vývoj, bez poplatku za uživatele. Celý rozpad i pětiletý pohled na náklady najdete v průvodci cenami ERP.
Jak probíhá nasazení
Krabicové ERP může běžet za pár týdnů. Vlastní nebo hybridní řešení jede po fázích zhruba 3 až 6 měsíců: nejdřív analýza a zmapování procesů, pak jádro modulů, pak integrace s e-shopem, účetnictvím a skladem, nakonec nasazení a zaškolení. Díky fázím používáte jádro brzy, místo abyste čekali, až bude hotové úplně všechno.
Často kladené otázky
Jaký je rozdíl mezi ERP a účetním programem?
Účetní program vede knihy. ERP vede knihy a k tomu sklad, objednávky, nákup a často výrobu, všechno propojené. Programy jako Pohoda a Money jsou někde mezi: silné účetnictví s lehkými ERP funkcemi. Právě proto z nich spousta českých firem s rostoucí složitostí provozu vyroste.
Co znamená modulární ERP?
Modulární znamená, že nasadíte jen části, které teď potřebujete (třeba finance a sklad), a další přidáte později (výrobu, BI). U krabicového ERP je každý modul opakovaný náklad, u řešení na míru rozkládáte investici do fází.
Může být ERP a CRM jeden systém?
Ano. Pro spoustu rostoucích firem je jeden systém na míru, který drží obchod, provoz i finance, levnější a čistší než kupovat zvlášť CRM a ERP a pak znovu platit za jejich propojení.
Stručně
ERP je provozní páteř firmy: jeden systém, jeden zdroj pravdy, míň ručního srovnávání. Krabicové nástroje sedí menším a standardním provozům, vlastní a hybridní systémy firmám, jejichž procesy a integrace přerostly to, co šablona zvládne.
Chcete vědět, co sedne vám?
Zmapujeme vaše procesy a na rovinu řekneme, jestli stačí krabicový produkt, nebo jestli by se vám systém na míru zaplatil.
Domluvte si bezplatnou konzultaci a projdeme váš provoz i možnosti.
