Skoro každá česká firma začíná stejně: faktury v Pohodě nebo Money, sklad v tabulce, objednávky v e-shopu a majitel, který to celé drží v hlavě. Roky to funguje. Pak firma povyroste a jednoho dne začne administrativa, která to celé udržuje v chodu, ukrajovat čas, co měl jít do prodeje.
Problém není Pohoda ani Money. V tom, co umějí, jsou dobré. Problém je chtít po účetním programu, aby řídil provoz, na který nikdy stavěný nebyl. Tady je, jak poznat, že jste do toho bodu došli, co stojí čekání a co s tím.
Příznaky, že jste přerostli účetní program
- Stejná data zadáváte na několika místech. Objednávka z e-shopu se přepíše do účetnictví a pak do skladové tabulky. Každá kopie je šance udělat chybu.
- Stavům skladu se nevěří. Lidé volají na sklad a ověřují, místo aby věřili systému, protože sync jede přes noc nebo ručně.
- Uzávěrka trvá dny. Zavřít měsíc znamená skládat exporty ze tří nástrojů do jedné tabulky.
- Reporty se vždycky dívají dozadu. Víte, co se stalo minulý měsíc, ne co se děje teď.
- Provizoria mají jména. Existuje „hlavní tabulka", které rozumí jeden člověk, a když je pryč, firma stojí.
- Růst brzdí administrativa, ne poptávka. Prodali byste víc, ale nezpracujete to bez náboru jen na to, abyste stíhali.
Konkrétní strop u Pohody a Money
Tyhle programy jsou postavené hlavně na účetnictví. Jak provoz houstne, vyplavou stejné limity: slabé nebo ruční napojení na e-shop a sklad, žádné skutečné plánování výroby, základní reporty a přizpůsobení, které končí tam, kde končí produkt. Není to vada, je to prostě hranice toho, k čemu je účetní nástroj určený. ERP je kategorie stavěná na provoz za touhle hranicí. Jestli ten pojem slyšíte poprvé, začněte u článku co je ERP systém.
Co stojí čekání
Zůstat příliš dlouho má cenu, která se neobjeví na žádné faktuře. Jsou to objednávky, co propadnou kvůli špatnému skladu, hodiny strávené srovnáváním místo prodejem, další člověk přijatý jen na ruční přepisování dat, a rozhodnutí dělaná podle čísel z minulého měsíce. U rostoucí firmy tenhle tichý únik obvykle roste rychleji než cena za to ho zacelit.
Co dělat dál
Že jste do tohohle bodu došli, automaticky neznamená velký projekt na míru. Správný krok závisí na vaší složitosti:
- Standardní procesy, chcete rychlost: krabicové nebo cloudové ERP (ABRA, Helios, SAP Business One) naběhne rychle
- Specifické procesy nebo hodně integrací: vlastní nebo hybridní ERP sedne na váš postup a propojí e-shop, účetnictví a sklad napřímo
- Potřeba CRM i ERP zároveň: jeden systém na míru bývá levnější než kupovat a propojovat dva
Kompromisy rozebíráme v článku ERP na míru vs krabicové řešení a čísla pro každou cestu najdete v průvodci cenami ERP.
Jak přechod probíhá
Nepřepínáte všechno přes noc. Rozumný postup nechá účetnictví zatím tam, kde je, napojí na něj nový systém a přesune provoz (sklad, objednávky, nákup) po fázích. Data z Pohody nebo Money se dají převést a stará sestava jede paralelně, dokud se ta nová neosvědčí. Cílem je, aby nebyl den, kdy firma nemůže expedovat.
Často kladené otázky
Musím Pohodu nebo Money úplně nahradit?
Nutně ne. Spousta firem si účetní program nechá a kolem něj napojí ERP nebo systém na míru na sklad, objednávky a výrobu. Jestli časem sjednotit všechno do jednoho, je samostatné rozhodnutí, na které dojde, až je provozní bolest vyřešená.
Při jaké velikosti firmy ERP obvykle potřebují?
Pevný počet lidí neexistuje. Spouštěč je složitost, ne velikost: víc systémů, které si musí odpovídat, sklad, výroba nebo růst, který začíná brzdit administrativa. Některá desetičlenná firma ho potřebuje, některá čtyřicetičlenná ne.
Není ERP na míru pro menší firmu zbytečný luxus?
Často ano, a my to řekneme. Pro standardní provoz je správná volba krabicový produkt. Vlastní řešení dává smysl, když jsou vaše procesy opravdu specifické nebo když jsou integrace celá podstata věci.
Stručně
Přerůst Pohodu nebo Money je dobrý problém, znamená to, že rostete. Příznaky jsou konkrétní: zdvojená data, nedůvěra ke skladu, pomalá uzávěrka, administrativa brzdící růst. Když jich platí víc, cena za čekání obvykle přerostla cenu za změnu.
Myslíte, že jste svou sestavu přerostli?
Podíváme se, jak dnes pracujete, a na rovinu řekneme, jestli ERP už potřebujete, a pokud ano, jaký.
Domluvte si bezplatnou konzultaci a projdeme váš provoz společně.
