Fakturační systém na míru se vyplatí ve chvíli, kdy vám hotové nástroje začnou účtovat za každého uživatele, odmítnou se propojit s vaším ERP nebo skladem, nebo vás nutí fakturovat jinak, než jak to ve firmě reálně chodí. Pro malý tým s jednoduchými fakturami je Fakturoid nebo iDoklad správná volba. Jakmile se z fakturace stane proces napříč několika systémy a lidmi, systém postavený přesně na ten proces obvykle vyjde levněji a míň se rozbíjí.
Málokdo takhle začíná. Většina firem začne v Excelu nebo v bezplatném nástroji, nenápadně ho přeroste a problém si všimne, až když měsíční uzávěrka zabere tři dny a dva lidi. Tenhle článek je poctivá verze toho rozhodnutí: co „na míru" doopravdy znamená, podle čeho poznáte, že jste krabici přerostli, co musí vaše fakturace zvládnout podle českého práva tak jako tak, a jak vypadá srovnání nákladů za pět let.
Hotové řešení (Fakturoid, iDoklad, Excel) je správná volba pro jednoduchou fakturaci malého týmu. K systému na míru přejděte, když narůstají poplatky za uživatele, potřebujete reálné napojení na ERP nebo CRM, vaše schvalování nebo opakovaná fakturace se do pevného nástroje nevejde, nebo fakturujete za víc firem. Na míru znamená, že vlastníte kód, neplatíte za uživatele a systém sedí na váš proces. Je to jednorázová investice, ne předplatné.
Co vlastně fakturační systém na míru znamená
V názvu je past. Většina nástrojů, které inzerují „fakturaci na míru", tím myslí přizpůsobitelné šablony: vaše logo, barvy, pár polí navíc. Pořád je to ale pevný SaaS produkt s pevným datovým modelem a pořád se svému nástroji přizpůsobujete vy.
Opravdový systém na míru je software postavený na to, jak fakturujete. Schvalovací kroky jsou vaše kroky. Objednávky čte ze systému, kde už objednávky žijí. Vystavuje typy dokladů, které skutečně používáte, a zaúčtuje je tam, kde je potřebuje účetní. Kód i data vlastníte vy.
Rozdíl je nejvíc vidět na okrajích: faktura, která nad určitou částkou potřebuje druhé schválení, opakovaná platba s poměrným rozpočítáním uprostřed měsíce, objednávka, která se musí nejdřív srovnat se skladem, než se vůbec začne fakturovat. Krabicové nástroje zvládají běžný případ dobře a výjimky špatně. Na míru je to naopak. Jestli tohle rozhodnutí řešíte šířeji, stejnou logiku rozebírá i náš návod, kdy nahradit Excel vlastním systémem, a srovnání CRM na míru vs SaaS.
Šest signálů, že jste přerostli Fakturoid, iDoklad nebo Excel
Systém na míru málokdy potřebujete hned. Potřebujete ho, když platí několik věcí najednou:
- Poplatky za uživatele narůstají. Fakturoid účtuje za každého dalšího uživatele zhruba 91 Kč měsíčně nad rámec tarifu, iDoklad omezuje počet uživatelů i API požadavků podle tarifu. U tří čtyř lidí je to šum. U patnácti se z poplatku za místo nenápadně stane položka, které si všimnete.
- Fakturace je odříznutá od zbytku. Někdo přepisuje data z objednávek z e-shopu nebo CRM do fakturačního nástroje. Každé ruční přepsání je místo, kde vzniká chyba.
- Vaše schvalování nebo logika fakturace se nevejde. Podmíněné schvalování, opakovaná nebo objemová fakturace s poměrným rozpočítáním, pravidla pro více měn. Hotové nástroje to buď neumí, nebo vás nutí řešit to mimo systém.
- Fakturujete za víc firem. Několik společností, poboček nebo značek pod jednou střechou je místo, kde krabicové nástroje rychle přestávají stačit.
- Odpovědi hledáte v tabulce. Když každá reálná otázka (marže podle segmentu, po splatnosti podle obchodníka) končí exportem do CSV, nástroj je jen obrazovka na přepisování dat, ne systém.
- Blokují vás limity API. Když integrace, kterou potřebujete, sedí až za vyšším tarifem nebo za stropem požadavků, rozhoduje o vaší architektuře nástroj místo vás.
Nejste si jistí, co z toho se vás týká? Krátký hovor obvykle stačí k tomu, abychom poznali, jestli jste opravdu v bodě zlomu, nebo jen potřebujete líp nastavený nástroj. Napište nám.
Vezměte si distributora s 18 lidmi. Objednávky chodí z e-shopu, zásoby žijí ve skladovém systému a faktury se vystavovaly v krabicovém nástroji. Každá objednávka se psala dvakrát, jednou kvůli vychystání, podruhé kvůli fakturaci. Měsíční uzávěrka zabrala dvěma lidem skoro celý týden a poplatky za uživatele přerostly to, co kdokoli schválil. Nic z toho není chyba Fakturoidu. Je to prostě bod, kde se z fakturace stal proces napříč třemi systémy, a žádný jednoúčelový nástroj tu mezeru zavřít nemohl.
Co musí vaše fakturace zvládnout podle českého práva
Tahle část se nemění podle toho, jestli stavíte, nebo kupujete. Zvládnout to musí každý systém.
- DPH. Jste-li plátce, systém musí vystavit řádný daňový doklad v zákonné lhůtě, podporovat zjednodušený i běžný doklad a používat aktuální sazby. Viz Finanční správa.
- Kontrolní hlášení. Plátci DPH podávají kontrolní hlášení jako strukturované XML. Data z fakturace musí být natolik čistá, aby se dalo vygenerovat bez ručních oprav.
- EET skončila. Elektronická evidence tržeb byla k 1. lednu 2023 zrušena. Když nástroj nebo dodavatel pořád mluví o tom, že postaví EET, je to varovný signál.
- ISDOC a e-fakturace. ISDOC, v souladu s evropskou normou EN 16931, je český formát strukturované e-faktury. Pro fakturaci veřejnému sektoru je už povinný. Viz stránka Ministerstva financí o e-fakturaci.
- Co teprve přijde (ViDA). Podle pravidel EU „VAT in the Digital Age" se strukturovaná e-fakturace stane povinnou pro B2B v rámci EU od roku 2030 a český domácí B2B ji čeká kolem roku 2035 (Accace). Zítra ji nepotřebujete, ale cokoli teď stavíte, by na ni mělo být připravené.
Praktický závěr: česká legislativa není na systému na míru to těžké. Krabicové české nástroje ji zvládají a schopný systém na míru taky. Rozdíl dělá všechno okolo, tedy integrace a proces.
Hotové řešení vs na míru: skutečné náklady za pět let
Krabicová fakturace vypadá měsíčně levně a pro malý tým opravdu levná je. S počtem lidí a integrací se obraz mění.
Krabicový nástroj řekněme za 250 až 500 Kč na uživatele měsíčně pro rostoucí tým, k tomu příplatky za další místa a vyšší tarify kvůli přístupu k API, dá dohromady opakovaný náklad, který jde vždycky jen jedním směrem. Připočtěte skrytou cenu ručního přepisování mezi odpojenými systémy. Ta se neplatí v licencích, ale v hodinách lidí.
Systém na míru je větší jednorázová investice (software na míru od Bitvea začíná v rozmezí, které rozebírá náš průvodce cenou softwaru na míru), bez poplatku za uživatele a s provozem v řádu nižších tisíců korun ročně. Čím víc lidí ho používá, tím je relativně levnější, protože cena neroste s počtem lidí. Zlom bývá někde nad 15 až 25 aktivními uživateli, u firem s náročnou integrací i dřív.
Druhá půlka je vlastnictví. U řešení na míru vlastníte kód i data, takže o vaší fakturaci nerozhoduje cizí roadmapa ani zdražení. Je to stejná logika jako u CRM na míru vs SaaS, jen aplikovaná na fakturaci.
Jak fakturační systém na míru vypadá u Bitvea
Fakturaci stavíme na proces, který už máte, a pak ji propojíme se systémy, kde vaše data už žijí:
- Integrace na prvním místě. Čte objednávky z e-shopu nebo CRM a zaúčtuje doklady do českých účetních systémů jako Pohoda, ABRA nebo Money, takže se nic nepřepisuje dvakrát.
- Vaše pravidla v softwaru. Schvalovací limity, opakovaná i objemová fakturace, více firem, více měn: jednou nastavíme, pak to jede samo.
- Legislativa uvnitř. DPH, kontrolní hlášení v XML a výstup ISDOC, připravené na náběh B2B e-fakturace.
- Vlastníte to. Žádný poplatek za uživatele, žádný lock-in. Kód i data jsou vaše.
Obvykle to vzniká jako součást většího softwaru na míru nebo ERP, protože fakturace je málokdy ostrov. Je to jeden krok v cestě od objednávky k platbě.
Kdy je hotové řešení pořád ta správná volba
Poctivost je tu důležitější než prodej. Zůstaňte u Fakturoidu, iDokladu nebo podobného nástroje, pokud máte jednoduchou fakturaci s malým objemem, faktury vystavuje malý tým a poplatek za uživatele zatím nic neznamená, nepotřebujete hlubokou integraci s dalšími systémy a váš proces se do nástroje vejde bez obcházení. Jestli tohle sedí na vás, systém na míru je zatím náklad bez návratnosti. K rozhodnutí se vraťte, až se dva tři z šesti signálů výše objeví najednou.
Často kladené otázky
Vyplatí se fakturační systém na míru, nebo stačí hotový nástroj?
Pro jednoduchou fakturaci s malým objemem u malého týmu hotový nástroj stačí a je levnější. Na míru se vyplatí, když narůstají poplatky za uživatele, potřebujete reálné napojení na ERP nebo CRM, vaše logika fakturace se do pevného nástroje nevejde, nebo fakturujete za víc firem.
Kolik stojí vývoj fakturačního systému na míru?
Je to jednorázová investice, ne předplatné, a odvíjí se od integrací a složitosti fakturace, ne od počtu uživatelů. Cenotvorbu rozebírá náš průvodce cenou softwaru na míru.
Umí se propojit s účetnictvím a ERP?
Ano, obvykle je to hlavní důvod, proč ho stavět. Čte objednávky z e-shopu nebo CRM a zaúčtuje doklady do Pohody, ABRA, Money nebo do ERP na míru.
Zvládne DPH a kontrolní hlášení?
Ano. Musí to zvládnout každý seriózní fakturační systém, hotový i na míru. Řešení na míru generuje daňový doklad, XML pro kontrolní hlášení i výstup ISDOC.
Je e-fakturace v Česku povinná?
Pro veřejný sektor (B2G) ano. Pro B2B zatím povinná není, ale podle pravidel EU ViDA přijde strukturovaná e-fakturace pro B2B v rámci EU v roce 2030 a pro český domácí B2B kolem roku 2035.
Vlastním kód?
Ano. U systému na míru vlastníte kód i data, bez poplatku za uživatele a bez závislosti na dodavateli.
Závěr
Hotová fakturace je správný začátek a pro spoustu firem správná volba napořád. Chvíle, kdy se podívat po systému na míru, přichází, když se z fakturace přestane být jedna úloha a stane se proces napříč vašimi ostatními systémy, když se plíží poplatky za uživatele a když se váš proces do nástroje přestane vejít. V ten moment vyjde řešení na míru za pět let obvykle levněji a odstraní ruční přepisování, které tiše ujídá čas vašeho týmu.
Máte pocit, že jste blízko tomu bodu?
Napište nám a řekneme vám na rovinu, jestli se vám systém na míru už vyplatí. Domluvte si bezplatnou konzultaci.
